OfficeAI 客户端操作手册

本页内容面向使用 OfficeAI 的最终用户，覆盖安装登录、界面认知、核心功能使用三个阶段。

产品简介

OfficeAI 是嵌入 WPS 的 AI 智能办公插件，以“自然对话 + 快捷功能”为交互核心。用户可以在右侧面板完成校对、排版、润色、续写、翻译、写作和文档模板套用等任务，无需在多个工具之间切换。

客户端运行环境

操作系统	支持版本
Windows	Windows 7（SP1、64位）、Windows10、Windows11
macOS	x86、M 系列芯片架构
信创系统	麒麟 Kylin V10、中科方德、统信 UOS
办公软件	WPS 2019 及以上、Microsoft Office 2013 及以上

客户端安装及登录

安装

企业部署完成服务端后，管理后台会自动生成客户端下载链接。用户只需下载安装包，运行后自动完成 WPS 插件注册，重启 WPS 即可使用。

1. 管理员从管理后台获取客户端下载链接（或直接提供安装文件给用户）
2. 用户直接在本地电脑下载并运行安装包
3. 重启 WPS，WPS 会出现一个弹窗，点击确认后 WPS 侧边栏出现 OfficeAI 插件入口

Windows 安装如下：

信创安装如下：

选择允许安装

安装完成后重启 WPS，WPS 会弹出一个弹窗，确认即可。

登录

初次使用在 WPS 插件界面点击「注册」创建账号，管理员审批通过后即可登录。登录后状态永久留存，无需反复登录。

1. 打开 WPS 插件侧边栏
2. 点击右上角「注册」按钮
3. 填写信息（账号、密码），等待管理员审批（如已设置为自动通过，则可直接使用）
4. 审批通过后，输入账号密码登录

管理员可设置自动审批规则： 如已设置为自动审批，注册后即可直接登录，无需人工审批。

升级

管理员在服务端完成版本升级后，客户端自动推送新版本，用户按提示安装即可。后续计划支持静默升级（开发中）。 用户也可手动检查升级，点击右侧面板右上角的三个小点 → 选择关于 → 点击检查更新。

客户端界面速览

插件端界面位于 WPS 界面右侧。新版首页集中展示欢迎信息、快捷功能、企业定制功能、常用功能以及对话输入框：

• 欢迎区域：显示当前登录用户及欢迎语。
• 快捷功能区：可直接进入校对、排版、润色、续写、翻译、写作、文档模板等功能；实际内容以企业配置为准。
• 定制功能区：展示管理员配置的企业定制功能或业务工作流。
• 常用功能区：显示常用功能的具体操作项，例如全面校对、错别字校对等。
• 模式切换：输入框左上方可切换对话模式与 Agent 模式。
• 自由对话区域：直接描述任务或输入 /，可与 AI 对话、调用功能和使用收藏内容。
• 模型切换：企业接入多个模型时，可在输入框底部切换模型。

个人设置

点击右侧面板右上角的"..."三个小点，可看到刷新、设置、退出登录三个按钮，点击设置可进入详细设置页面

在设置页面中可设置：账户、偏好（是否默认打开右侧面板）、工作流（如需自定义工作流，可在此设置）、版本升级等

快捷功能使用

点击快捷功能后，下方有企业内置的各项具体功能，例如"校对"下分"自由校对"和"全面校对"（根据企业不同显示实际内容）。 点击右侧配置按钮：可对该功能的已有参数进行查看/选择或自定义提示词 点击左下角新增按钮：可增加用户本地独有的功能模式，仅自己可用

收藏常用提示词

对于需要反复使用的提示词，可以将其加入“我的收藏”：

1. 在已发送的用户消息上悬停。
2. 点击消息操作栏中的星形收藏按钮。
3. 再次使用时，在输入框输入 /，从“我的收藏”中选择该提示词。

使用斜杠命令

在对话输入框输入 /，可快速唤起常用功能、企业功能和个人收藏。选择目标项目后即可继续填写要求或执行任务，无需返回首页逐级查找。

自然语言对话窗口

选择对话模式：支持用户通过文字与 AI 进行自由对话

选择智能体模式：点击左下角图标切换「Agent」模式，AI 可自动调用文档编辑工具处理工作流

在用户消息或 AI 结果上悬停，可通过消息操作栏复制内容。回复内容较长时，系统会默认折叠部分正文并保留结尾信息，点击展开后可查看完整内容。

开启新对话

完成一次任务后，点击「+ 开启新对话」可结束当前上下文并返回插件首页；也可点击「快捷功能」直接选择下一项任务。

模型选择

如管理员接入多个模型，用户可在插件中自由选择。在右侧面板底部点击模型名字即可切换模型，模型参数越大思考能力越强，但简单任务用小模型响应更快。

标准功能介绍

OfficeAI 提供校对、排版、润色、续写、翻译、写作和文档模板等标准能力，并支持由管理员配置企业专属功能。下面说明各项功能的价值与操作方式。

写作

价值： 将会议纪要、技术协议、工作总结等高频材料沉淀为可复用的写作项。用户选择写作项并补充要求后，AI 会按照预设结构生成完整初稿，减少重复搭框架和整理格式的工作。

使用内置或已有写作项：

1. 在客户端首页点击「写作」。
2. 从列表中选择需要的写作项，例如党建会议纪要、技术保密协议或专项工作总结报告。企业实际提供的写作项可能有所不同。
3. 在“写作要求”中补充本次任务的主题、背景、篇幅和其他具体要求。
4. 点击「执行」，等待 AI 生成内容。
5. 检查生成结果后，点击「导入文档」写入当前 WPS 文档；也可以先复制结果再自行调整。

文档模板

价值： 文档模板用于复用一份完整的文档框架和已有内容，适合制度文件、报告、合同等固定结构材料。它与“排版模板”不同：文档模板提供可直接套用的文档骨架，排版模板主要把格式样式应用到已有文档。

套用文档模板：

1. 在客户端首页点击「文档模板」。
2. 在“全部”“内置”或“我的”中查找模板。
3. 点击模板卡片，将模板内容套用到当前文档。

上传自己的文档模板：

1. 进入“我的”，点击右上角「上传」。
2. 选择本地 .docx 文件。
3. 填写模板名称，选择分类；描述为选填项。
4. 点击「上传」，完成后可在“我的”中使用。

管理个人模板：

• 点击页面右上角的“…”可进入分类管理或模板管理。
• 点击模板卡片上的“…”可复制、编辑、分享或删除该模板。

校对

价值： 文档中的错别字、语法错误、标点不当、数值单位异常，靠人工逐字检查既慢又容易遗漏。校对功能采用"规则引擎 + AI"混合架构，自动检测并标记问题，以修订模式呈现，让用户无需自己找错，逐条确认即可。

操作路径：

1. 点击右侧面板「校对」快捷功能按钮
2. 选择内置功能如：
   • 自由校对：有特定校对需求时使用，可输入提示词（如"检查数字格式"）
   • 全面校对：勾选需要校对的项目（错别字、标点、数值与单位、编号）
3. AI 分析完成后弹出修订面板，逐条定位原文
4. 可勾选接受或拒绝每条修订

自由校对

点击自由校对标签右侧的"配置"按钮，可输入提示词自定义需求

全面校对

点击全面校对标签右侧的配置按钮后，可勾选需要校对的项目，适合于用户需要快速校对。

• 初始的校对内容项较为通用，管理端可以配置企业专属校对模式

场景举例： 起草一份合同或公文，使用全面校对可一次性检查错别字、编号连贯性、标点规范性等问题，避免因低级错误影响专业形象。

排版

价值： 企业和政府机构有大量公文、红头文件、会议纪要，要求严格的格式规范。排版功能可以从已有排版格式的文档中提取模板，一键应用到新文档，无需逐字手动设置字号、行距、标题层级。

排版功能入口

操作路径：

1. 点击右侧面板「排版」快捷功能按钮
2. 选择内置功能如公文排版
3. AI 分析完成后弹出排好版的新文档
4. 选择放弃或应用即可

自动保护： 排版时系统会尽量识别并保护列表、自动编号、公文序次表达以及封面、目录、版头、版记等内容，避免套用正文样式时破坏原有结构。应用前仍建议在预览稿中检查结果。

部分排版

如一篇长文档，只需要对部分内容进行排版，可按如下操作：

1. 选中需要排版的部分内容
2. 点击对应的排版模板
3. 选择部分排版
4. 选择放弃或应用即可

提取排版模板

如内置模板无法满足用户的排版需求，可以自定义本地排版模板，留存在本地，可随时一键排版。操作方法如下：

1. 打开一篇排版正确示例文档作为模板源，注意：这篇文档的格式必须确保完全正确，切勿拿排版错误的文件作为提取模板的源文件。
2. 点击「排版」快捷功能，再点击右上角的「+ AI 模板提取」。

1. 弹窗提示将生成一个副本用于提取模板，不会改变原文档。点击「继续」。

1. 选择正文范围。如红头、封面、版记、文末的表格等通用元素可保留，只选择正文进行模板提取，未被选择的内容将作为固定内容自动保留在模板中。

选择技巧： 点选标题最左侧为正文起点，点选正文最后一段右侧为正文终点。

1. 确认已抽取的版式元素（各级标题、正文样式），如需修改可使用吸管吸取格式或手动编辑。

如识别到文档是公文，系统会自动弹出确认按钮，确认即可；若非公文则选择「不是公文」，再进入下一步。

挨个确认 AI 提取的样式是否正确，如有需要调整的，可点击右侧编辑样式按钮，按需手动调整样式，或把鼠标停留在格式正确的文字上，点击吸取样式按钮，一键将该处格式配置吸取到样式中

6. 如发现缺少样式可手动点击添加版式元素

7. 预览模板整体效果，可查看模板的最终样式。在这个案例里，可见红头和结尾的落款等都被保留下来了，应用排版模板时会自动套用。

8. 自定义模板名称和描述，保存到模板库。

编辑已保存的排版模板

已保存的排版模板可以继续编辑，无需从原始示例文档重新提取：

1. 进入排版模板列表，在目标模板卡片上点击“…”菜单。
2. 点击「编辑」。
3. 在“编辑模板·版式元素”页面检查已有元素。
4. 可新增、删除或修改版式元素，也可使用吸管从示意页吸取样式，并通过拖动调整元素顺序。
5. 点击「下一步」，确认模板名称等信息并保存。

为特殊内容自定义版式元素

自定义版式元素用于处理全文中反复出现、但不属于普通标题或正文的特殊内容，例如“第一篇、第二篇”等篇章标识、企业特有段落或业务专用字段。为这些内容单独定义版式元素后，系统可在全文识别其位置，并统一套用指定的排版样式。

操作方法：

1. 在模板提取或模板编辑页面点击「+ 版式元素」。
2. 从主标题、副标题、各级标题、表格、图片、公文要素等预设元素中选择；如没有合适类型，可搜索或输入自定义名称。
3. 在示意文档中准备至少两条结构相似的示例文本。
4. 点击生成定位规则，让 AI 根据示例归纳识别方式。
5. 检查系统生成的规则、自然语言解释和示例校验结果；如不准确，可补充示例或调整规则。
6. 确认使用定位规则，并为该元素设置字体、字号、颜色、对齐方式、缩进和段落间距等样式。

使用建议： 示例应能代表同一类内容的共同结构，不要只填写一条偶然出现的文字。保存模板前，应查看规则解释和示例校验，确认不会把普通正文误识别为特殊元素。

应用排版

1. 打开待排版文档，确认右侧模板列表中有可用的模板。

2. 选择已提取的模板，点击模板一键排版。如果模板包含红头等固定元素，选择「套版头」，如不需要选「不套版头」，点击继续按钮。

3. 查看排版报告，确认各级标题、正文样式正确。

排版结果微调

如个别段落需要进一步调整，可在预览稿中一次选中最多 10 个段落，然后在“微调区”选择标题、正文、一级标题或模板中的其他版式元素。微调只作用于选中的内容，适合处理全文排版完成后的少量特殊段落。

确认预览效果无误后，点击「接受并替换」。在点击该按钮前，原文档不会被替换。

场景举例： 企业的红头文件需要统一模板，行政人员只需从一份已排好版的红头文件提取模板，后续所有公文都能一键套用，省去每次逐字调整格式的重复劳动。复杂排版需求可与 FDE 服务顾问联系。

润色

价值： 同样内容，用不同语气和风格表达，效果天差地别。润色功能内置多种风格模式（学术、正式、党政、活泼、口语等），可对全篇或选中段落进行语言优化，让文章更符合目标场景的表达习惯。

操作路径：

1. 点击右侧面板"润色"按钮

2. 选中需要润色的段落（可不选，默认为全文，按段落呈现润色结果）
3. 点击「润色」快捷功能按钮
4. 选择润色风格（学术风格、正式风格、口语风格等）

5. AI 完成后弹出对照面板：
   • 保留对照：保留原文和润色文字对比
   • 还原原文：取消润色结果
   • 应用润色：用润色文字替换原文（也可以根据需要勾选段落应用结果）

润色配置及新增模式： 点击内置的润色模式右侧的配置按钮，可在此基础上新增自定义提示词，也可以点击右侧面板左下角的"新增"按钮增加自己的本地润色模式，仅供自己使用。注意提示词需要尽可能把风格描述得具体。

场景举例： 写一份技术方案给客户，选择"正式风格"让文档更专业；写内部会议纪要，选择"简洁风格"让信息更清晰；写学术论文选"学术风格"，语言更严谨。

续写

价值： 写到一半思路中断，或者需要扩展现有内容。续写功能可在原文基础上自动生成后续段落，保持主题、风格和逻辑连贯性。支持从选中位置续写。

操作路径：

1. 打开需要续写的文章
2. 点击右侧面板上的"续写"按钮

3. 选择续写风格（如常规续写、公文续写、创意续写等）
4. AI 完成后选择「接受」或「拒绝」续写结果

续写配置及新增模式： 填入提示词可约束风格、字数或其他内容，使续写更符合需求。也可以点击右侧面板左下角的"新增"按钮增加自己的本地续写模式，仅供自己使用。注意提示词需要尽可能把风格描述得具体。

翻译

价值： 跨语言文档协作中，将文档翻译为目标语言并保持原文格式、排版、超链接不变——这是传统「复制到翻译工具」的做法做不到的。翻译功能在原文后直接生成对照译文，支持逐条或全部确认。

操作路径：

1. 打开需要翻译的文档
2. 点击「翻译」快捷功能按钮

3. 选择目标语言
4. AI 完成后，文档中生成不同颜色的对照译文

5. 右侧面板可选择：
   • 保留对照：保留原文和译文
   • 还原原文：取消翻译结果
   • 应用译文：用翻译文字替换原文（可勾选部分应用）

翻译配置及新增模式： 可填入翻译要求（风格、忠实度、用词等），选择目标语言后保存。客户端创建的功能模式仅限本机使用，管理员创建的可作用于所有客户端。

场景举例： 需要将中文合同翻译成英文给国外客户，选择"中译英"快捷功能，AI 保持原文格式逐段翻译，保留原文引用和链接，方便客户对照理解。